«

»

Okt 10

Vi administrerar oss till döds

cxo-projektledning-byrakrati”Alla dessa administrativa pålagor gör inte att organisationer fungerar bättre, leder inte till öppenhet och effektivitet i samhället i stort, utan leder i stället till att vi riskerar att administrera oss till döds.”
Så avslutas boken Administrationssamhället av författarna Anders Forssell och Anders Ivarsson Westerberg. En bok som alla politiker borde läsa.

Sjukskrivningarna ökar

Halmstads kommun brottas, precis som kommuner i hela landet, med stigande sjukfrånvaro. Den absolut vanligaste orsaken till längre sjukskrivningar är psykisk ohälsa, i huvudsak kopplad till stress.

Detta är inget som passerar obemärkt förbi i kommunen. Frågan är uppe med jämna mellanrum i kommunstyrelsen och det satsas stora resurser på att tillsammans med Previa komma till rätta med problemet. Sjukskrivningarna ses dessutom som ett av de områden där det går att minska kostnaderna i de förvaltningar som går med underskott.

Alla har blivit amatörer

Problemet med ökande sjukskrivningar leder ofta till slutsatsen att det krävs mer personal, vilket följer en ganska självklar logik. Stress kan bero på att man har för mycket att göra och ju fler som delar på arbetsuppgifterna, desto mindre blir stressen. Men är det verkligen vara hela förklaringen? Antagligen inte.

Stressen bottnar också i att man har för många saker att göra. Små administrativa arbetsuppgifter som bit för bit har flyttats från dem som var experter på just dessa uppgifter. Vi har amatöriserat administrationen. Lärare inleder varje lektion med att rapportera frånvaro i ett särskilt system, miljöinspektörer ägnar timmar åt att skriva fakturaunderlag, avdelningschefer sitter och bokar tågresor och förskolelärare ägnar tid åt att skapa mejllistor till alla föräldrar (med högst blandat resultat). Allt detta är uppgifter som ligger utanför deras kärnkompetens och skapar ett extra lager av stress när det inte fungerar och deras huvuduppgift blir lidande.

Rädslan att göra fel

Jag märker också att det bland politiker finns en ängslan att fatta felaktiga beslut. Jag är själv en del av detta. Det finns alltid en extra dimension som vi vill belysa – gärna i form av ett statistiskt underlag. Och när vi ber om detta underlag, så tänker vi kanske inte på att det sätter igång en kedjereaktion i organisationen där data ska ackumuleras från ett stort antal enskilda medarbetare innan det till slut landar som ett diagram i våra handlingar. Så att vi kan slippa ta beslut på magkänsla. Och ändå lyckas vi ibland fatta beslut som blir fel. Men då har vi åtminstone ett diagram att ”skylla på”.

Exemplen är oändliga. Men låt mig ta ett, hämtat från min egen verklighet i HEM. Inför beslutet om att införa begränsningar av antalet besök på ÅVC:erna talades det mycket om att boende i Falkenberg besökte våra centraler utan att betala. Men frågan var i vilken utsträckning. Det visade sig då att det redan fanns en undersökning av detta. Tack och lov. Annars hade nog risken varit överhängande att jag hade bett om en sådan. För jag är lika rädd som alla andra att fatta fel beslut.
Hursomhelst så hade denna mätning genomförts för ett antal år sedan genom en kontroll mot Trafikverket av alla besökande bilar under en viss period. Ni kan ju bara själva tänka er vilken extra administrativ börda detta innebär för personal som till vardags är specialister på att ge råd till kunderna om hur avfall ska sorteras. Antagligen tog det mindre än två minuter att beställa den statistiken. Men ute i organisationen innebar det flera dagars merjobb och skapade ännu ett administrativt stressmoment.

Byråkratiseringskonsekvensbeskrivning

Hade man kunnat göra detta annorlunda? Antagligen. Man hade kunnat ägna några minuter åt att prata med personalen och be dem göra en subjektiv bedömning av antalet besökare från grannkommunen. Hade det gett en rättvis bild? Antagligen. Hade vi kunnat översätta den i ett stapeldiagram? Nej. Inte en chans. Hade vi kunnat översätta den till magkänsla? Absolut! Men då krävs det också politiskt mod att ibland fatta beslut på magkänsla. En insikt som åtminstone jag blir nervös av. Jag älskar ju statistik och fakta och hatar att chansa.

Exemplen kan göras fler och betydligt mer komplicerade. Varje dag fattas det politiska beslut i Halmstad som leder till ökad belastning på de medarbetare som befinner sig längst ut i organisationen. Att vända den atlantångaren är nödvändigt. Vi kan inte fortsätta att ständigt belasta våra medarbetare med nya administrativa pålagor.

Denna insikt kräver ett helt nytt sätt att tänka i allt vi gör. Frågorna vi måste börja ställa oss i alla beslut vi fattar är enkla:

  • ”Leder detta beslut till mer eller mindre administration för den enskilde medarbetaren?”
  • ”Finns det något annat sätt att uppnå det önskade resultatet?”
  • ”Överväger nyttan av detta beslut verkligen nackdelarna för den enskilde?”

I många av de beslut vi fattar så är det obligatoriskt att göra en så kallad Miljökonsekvensbeskrivning. Jag påstår att vi ibland också skulle behöva göra en Byråkratiseringskonsekvensbeskrivning. Som tvingar oss att tänka efter. Som tvingar oss att ställa dessa frågor.

För om tio anställda på en avdelning behöver två nya kollegor för att hinna med sitt arbete så är det kanske inte bemanningen som är felet, utan arbetsbeskrivningen.

————–

Fotnot: De flesta tunga administrativa pålagor är ett resultat av beslut i riksdagen – långt från våra enskilda kommunala medarbetares vardag. Men då har vi ändå ett stort ansvar för att ifrågasätta och reagera. Till exempel genom remissvar och genom att lyfta frågan till våra riksdagsmän.

 

Kommentera inlägget

%d bloggare gillar detta: